由于在设备使用中公私不分，90%以上的中小企业承担着过度的设备投入和无效的时间支出双重成本。 
　　由于对信息化进程准备不足和管理不善，由于在设备使用中公私不分，90%以上的中小企业承担着过度的设备投入和无效的时间支出双重成本。

　　弄清楚企业的设备姓公还是姓私是解决这个问题的第一步。

　　存储设备的数据姓公还是姓私?

　　中小企业的信息官经常面对员工设备升级的申请，做销售的小李说他的硬盘太小，不够用了;做客户管理的老王说计算机内存不够，程序运行太慢;做财务工作的小谢说他使用的计算机硬盘、内存都不够，他还需要申请一张显卡。

　　在判断是否满足上述升级要求之前，我们先讨论计算机产权性质。

　　第一、计算机是单位购买的办公设备，它理所当然地姓公，理所当然地应该只能存储办公的数据。如果您的单位允许员工在计算机里存放与工作无关的数据和程序，就相当于单位给员工购买了一个办公室，但是这个办公室里有超过二分之一存放的数据(资料)是员工的私有数据(资料)，单位购买了办公室，但是办公室中却存放着很多与企业无关的数据。我们把公私不分的计算机存储的数据统称为混合数据。

　　第二、如果您的员工在计算机里存放了与企业无关的程序和数据，员工就会经常去运行或者修改这些数据，比如他安装了一个游戏程序，比如他下载了电影或者歌曲，甚至他在办公室做传销。

　　因为企业的计算机错误地存储了私有程序和数据，这时虽然暂时看不出计算机的所有权的变化，但是受混合数据影响实际的使用(经营)权出现变化。

　　员工耗费了不必要的设备投资对企业无益;员工浪费了劳动工时，企业承担了双重负担。

　　现在我们来回答小李的硬盘该不该买?小李做销售工作经常出差，买硬盘是希望装几部电影在旅途中观看，本来笔记本已经有光驱，但是买光碟要自己掏钱，下载电影可以免费，所以小李就提出升级硬盘;老王是游戏迷，他玩的游戏需要很大的内存，所以他希望增加内存;而小谢玩的是网络游戏，他的计算机需要增加内存和显卡，本来他不需要增加硬盘但是他不懂，反正设备升级不是他出钱，就要求硬件整体升级。

　　在管理有序的企业中90%的员工设备升级的要求都是合理的;在管理无序的企业里90%的员工的设备升级都隐藏着员工的个人目的。

　　混合数据还存在哪些问题?

　　大多数的中小企业在管理上都会遇到这样的问题，他们看见员工一天到晚都忙忙碌碌地工作，甚至经常看见他们工作到很晚，却不知道他们究竟在做什么?

　　可以这样理解，出现混合数据的计算机再也分不清姓公还是姓私?这样的直接后果当然变成了看似员工非常紧张甚至拼命工作，但是您不知道他们究竟是在干公活还是干私活或者娱乐?说不定那些下班之后娱乐的员工会申报加班津贴或者补休，他们拿到补休或者津贴后还会幽默一句：这个白痴!这是后果之一。

　　后果之二是：您的公司涉及侵犯知识产权的风险增大。员工是不考虑知识产权问题的，有时他们为了制作精美的图片或者干其它私活要下载一些盗版程序，而员工安装在上班使用的计算机里面的程序，按照目前的法律规定，应该由计算机产权单位承担侵权责任。

　　第三，上班玩游戏、干私活是会传播的。这种风气如果不能制止会马上流行，您玩什么游戏，他玩什么游戏会很快地交流后成为流行，同一个单位的员工在不同的办公室进行网络游戏竞赛，出现这种情况，企业的劳动效率就会很快下降，企业运转和生存都会出问题。

　　怎样才能划清设备公与私界限?

　　您一定听说过遁入空门的一条规矩：您(当和尚时)可以背金上山，(不做和尚时)不能带草还俗。这是千年佛门的一条重要规矩，就是上山之后的一切财产都成为佛祖的产业，偷不得、拿不得。

　　国外的企业反其道而行之，创新了这条规矩：禁止背金入寺，禁止带草还俗。

　　管理规范的外国IT企业对设备管理有严格规定，比如您的计算机在企业内部具有唯一的编号，这是一个岗位职能的编号。这个编号一开始就告诉您，如果您的岗位发生变化，别人会使用您现在使用的计算机。

　　很多外国计算机公司的设备没有交换数据的接口，所有的数据都限制在内部网传递，数据不能拷贝到任何离线的终端，也不允许把任何私有的存储设备带入办公环境，这就从物理上使公司的数据与私有的数据分离。

　　当然您也可以接受一些私密信息存放在计算机里，但是公司的防火墙可以检测甚至拷贝任何进入任何一台计算机终端的信息，这影响到个人隐私的安全性。

　　对中国的中小企业来讲，建立专门的防火墙是不现实的，但是建立计算机设备使用的规矩则是非常现实的。

　　制定规定要先于发放设备

　　很多单位在员工离职以后发现计算机里的数据已经荡然无存，很多单位出现被辞退的员工不仅删除了自己的工作数据，还进入别人的计算机制造麻烦，所以在信息时代制定终端的使用规定是中小企业的必须，这就是规矩在先。